Skip to content

God deltakelse på ledersamling 11. april

Administrative ledere var invitert på ledersamling i regi av Administrasjon for framtida (AFF) programmet 11. april. Hensikten var å gi oppdatert informasjon, inspirasjon og erfaringsutveksling knyttet til temaene endringsledelse, effektivisering som følge av digitalisering, samt fortsette med temaet kompetanseledelse.

Oppdatering fra programmet

I ORV-direktørs innledning ble det satt fokus på ABE-reformen og utviklingen i årsverk ved OsloMet. Erna Solberg sa i mars 2018 at det går veldig bra med norsk økonomi og dermed ville bevilgninger til offentlig sektor blir mindre. Dette vil også påvirke OsloMet ved at kuttene vi får som følger av ABE-reformen kan bli så høye som 1% mot dagens 0,7%. Dette vil utgjøre ca kr 20 millioner, noe vi som institusjon vil merke. Likevel ser vi en positiv tendens i utviklingen i antall årsverk ved OsloMet og satser på at tiltakene vi har satt i verk for å nå målene til programmet vil gi utslag i løpet av 2018. Innledning ved ORV-direktør er her.

Kent Grødem om de administrative utviklingsprosjekter i porteføljen til OsloMet.

HR-direktør Geir Haugstveit ga oppdatert informasjon fra programmet sin side som bl.a. inkluderte kompetansemidler til omstilling på 1 millioner kr. som rektor har stilt til disposisjon i 2018. HR-direktøren gav også kort info knyttet til status for arbeidet med å komme fram til en ekstern samarbeidspartner på karriererådgiving for ansatte som vil ha behov for det.

Status for internrekruttering siden sist ble presentert. Vi innførte begrenset ansettelsesstopp fra 1. desember ifjor med en tilhørende prosess. Internrekrutteringsportalen er nå synlig på forsiden på Min Side på Nettarbeidsplass. Tallene for intern internmobilitet ble vist. Trenden er positiv og det er økende interesse.  Presentasjonen til HR-direktør er her.

Porteføljestyring og koordinering med AFF

Kent Grødem fra seksjon for økonomi og virksomhetsstyring orienterte om porteføljestyring og interne utviklingsprosjekter ved OsloMet, og kom også kort inn på hvilke av prosjektene som vil påvirke UF-tilsatte i tiden fremover.

Inspirerende prosjekthistorier

Andre post på programmet var såkalte «testimonials», hvor det ble delt flere inspirerende prosjekthistorier med eksempler på nytte og gevinster fra pågående forbedringsinitiativ og prosjekter på OsloMet. I flere av disse er digitalisering en muliggjørende faktor for å heve kvalitet, effektivisere og forenkle. Se under for kort oppsummering og lenke til den enkelte presentasjon, der det ble vist på samlingen.

For informasjon utover dette, ta kontakt med den enkelte presentatør/prosjekteier/prosjektleder. Prosjektene er igangsatt som selvstendige prosjekter på OsloMet, og inngår ikke nødvendigvis rapporteringsmessig formelt inn under Administrasjon for framtida programmet.

Nytt verktøy for virksomhetsstyring

Idun Thorvaldsen

Idun Thorvaldsen presenterte OsloMets Nytt virksomhetsstyringssystem (HyperGene) som er en styringsportal som fremskaffer relevant styringsinformasjon fra andre sentrale systemer og presenterer det på en brukerorientert og virksomhetstilpasset måte. Dette bidrar til at vi får “en sannhet” og kan jobbe utfra et felles tallgrunnlag. Litt over halvparten av lederne har vært inne og sett på dette allerede, og mange syns det ser bra ut.

E-skjema

Atle Hermansen presenterte nye muligheter med postitive effekter knyttet til E-skjema.

Atle Sperre Hermansen presenterte E-skjema som er en “ny” løsning i selvbetjentportalen for HR og økonomi (SAP). Denne selvbetjeningsportalen ble utviklet av DFØ for flere år siden og er allerede i bruk hos mange av DFØs kunder. Det som er nytt er at OsloMet tar i bruk denne løsningen. Dette kommer til å endre mye på dagens rutiner. Hovedmålet er å fange opp de som leverer timelister eller sender oss krav på bilagslønn. Det nye er at ansatte selv registrerer permisjonssøknader og andre bilag inn i selvbetjeningsportalen.

Vi slipper dobbel-punsjing og det går en digital godkjenningsflyt. Denne digitaliseringen sparer OsloMets administrasjonen samlet sett tid på. Hovedgevinsten kommer når dette rulles ut til timelønnede og eksterne, slik at de timelønnede selv registrerer sine timer inn i selvbetjentportalen for å få lønn fra OsloMet. Dette vil også frigjøre tid hos de som underviser og forsker, da de i dag bruker tid på å godkjenne timelistene som kommer inn. Den digitale godkjenningsflyten følger den etablerte arbeidsdelingen i SAP. Når vi bruker denne løsningen overtar DFØ ansvaret for alle tekniske, faglige og sikkerhetsmessige hensyn knyttet til personopplysninger og lønnsforhold.

Digitale sykemeldinger

Geir Haugstveit orienterte om Digitale sykemeldinger. NAV har innført nytt digitalt system for sykmeldinger. Alle arbeidsgivere i hele landet ble pålagt å gjøre seg klare til å motta digitale sykmeldinger og søknader om sykepenger innen 15. januar 2018. De gamle papirskjemaene erstattes av digital overføring av opplysninger fra fastlege til NAV og arbeidsgiver via nav.no og Altinn. Noe som innebærer en forenkling både for arbeidstaker og arbeidsgiver. Dette innebærer den fordelen at færre personer trenger å være involvert i arbeidet med mottak og registrering av sykmeldinger. Tidligere var denne jobben fordelt på mange personer på HR, både i fellesadministrasjonen og på fakultet. Ved OsloMet har en idag redusert dette ned til en person som registrerer alle digitale sykmeldinger for hele virksomheten (noe NAV selv anbefaler), med unntak av SVA. Denne personen bruker ca. 50 % av sin stilling til registrering, og trives med denne type oppgaver.

Det er viktig at den ansatte selv går inn og aktiverer sin sykemelding på nav.no for at den skal bli mottatt hos arbeidsgiver, i tillegg går inn og aktiverer søknad om sykepenger for at OsloMet skal få refundert sykepenger av NAV. 

Gevinster som NAV trekker frem er kvalitet, enklere prosess med sykefravær og sykelønnsrefusjon og bedre personvern.
Nye digitale løsninger vil påvirke hvordan vi jobber på OsloMet, og det fører til nye interne arbeidsprosesser/-rutiner. Det kommer flere brukerorienterte digitale løsninger fra NAV i tiden fremover.

Min bestilling og robotteknologi

Gunn-Sølvi Arveskaug fortalte om «Min bestilling» og bruk av robotteknologi. Arbeidet er i en pilotfase nå og omhandler kjøp av blomster, mat og drikke. Det er ca 2500 bestillinger i året og potensialet for innsparinger er stort. Roboten gjør i dag en del av jobben til den lokale bestilleren, ved at den plukker opp bestillinger fra OTRS og legger den inn i Basware. Den lokale bestilleren trenger bare å se over og trykke «OK», i stedet for å legge inn hele bestillingen manuelt på nytt. Vi slipper dermed dobbelt-punsjing. Effekten av dette er innspart tid og ressurser på transaksjonskostnader rundt bestillinger. Det er også i gang testing av robotteknologi på faktura og lønn på OsloMet.

FoU-administrasjon 2.0

Christin Sverdrup orienterte.

Kristin Sverdrup orienterte om  FoU-administrasjon 2.0. Prosjektet ble startet opp i 2017 og ser på hele FoU-støtte området. Kristin poengterte at gevinster ikke bare er redusert tidsbruk og administrasjon, men også økte inntekter, bedre gjennomstrømming mv.

 

 

Administrativ organisering på SAM

Det finnes innen fasitsvar på hva som er rett måte å organisere administrative ressurser på. Marja Lundell delte erfaringer rundt hvordan de gjør det på fakultet for SAM. Fakultetet organiserer i stor grad sine administrative ressurser ut mot instituttene. Alle administrative støtteressurser har ansvar for hvert sitt institutt slik at de igjen har færrest mulig ulike personer å forholde seg til. Det samme gjelder studentene. Disse kan henvende seg til én av personene i sitt institutt-team og få svar på sine spørsmål. Fakultetet opplever at denne typen organisering av de administrative tjenestene gir en god brukeropplevelse og en effektiv bruk av sine ressurser.

Organisering av ORV

Tore Hansen orienterte om ORV-organiseringsarbeidet. Arbeidet skal se på hvordan vi jobber sammen mellom de tre avdelingene i Organisasjon og virksomhetsstyring, og mellom fakultet og fellesadministrative avdelinger. Dette blir en slags pilot på ORV området, hvor en skal se på hva som kan overføres til andre områder som har faglige funksjon på flere enheter på OsloMet. Arbeidet settes i gang nå i vår, og er besluttet av styringsgruppen for programmet.

Strategisk kompetanseledelse og verktøykasse

Lederne jobbet i grupper med på strategisk kompetanseledelse.

AFF programmet oppdaterte lederne på arbeidet som er gjort på strategisk kompetanseledelse siden sist ledersamling. Målet er at vi skal ha gode kompetansesamtaler mellom ledere og medarbeidere fremover som er knyttet opp mot OsloMet sitt fremtidige kompetansebehov. Dette var oppfølging av tema fra sist ledersamling.

 

Programmet vil følge opp det videre arbeidet på kompetanseledelse i samarbeid med OsloMet-akademiet ved Margrethe Waage. Dette vil skje i de respektive funksjoner/enheter, slik at vi kan jobbe så praksisnært og konkret som mulig, ut fra de foreliggende behov. Framdrift for arbeidet vil bli avtalt med ledere for enhetene  Se presentasjon på kompetanseledelse

Dagen ble avsluttet med oppsummering i plenum. Det legges også opp til informasjonsmøte for alle ansatte 28. mai.

Published inUkategorisert

Be First to Comment

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Follow this blog

Get every new post delivered right to your inbox.