Første runde med innspill

Jeg deltok på kdrs dagene i Trondheim fra 12. til 13. November 2014 og som vanlig var det en god blanding av det faglige og det sosiale. Jeg presenterte prosjektet og har fått mye gode tilbakemeldinger.

Prosjektet er fortsatt som beskrevet, men jeg har blitt utfordret til å tenke anderledes , dvs å ikke være bundet opp mot den tradisjonelle forvaltnings terminologien.

Så bort med ting som saksmappe, journalpost, sakspart og korrespondansepart og inn med mere abstrakte enheter som en kontekst og en aktør. En kontekst kan sees på som en abstraksjon av saksmappe eller en journalpost og en aktør er en sakspart eller korrespondansepart. Det kan være lurt å bryte med en terminologi som er sterk bundet opp mot Noark da det kan være lettere å integrere andre fagområder. Det betyr ikke at vi går bort fra Noark, det vil være en tydelig arkivstruktur der de tradisjonelle arkivenhetene er synlig, men vi vil ‘mappe’ (engelsk begrepet to map som betyr å kartlegge)  mer abstrakte digitale objekter tilbake til Noark. En annet positiv side av en slik tilnærming er at det åpner for å utvikle den underliggende datastrukturen i RDF. Dette er ikke noe jeg i utgangspunktet er komfortabel med, men allikevel er en spennende dimensjon. Dette innspillet kom fra Trondheims miljøet med Jean-Phillipe Caquet i spissen.

Ole Myhre Hansen fra Riksarkivet tipset om XMP og jeg er enig at det ville være interessant å se om det er noe som kan brukes og/eller videreutvikles. Men jeg er litt usikker i hvilken grad ODF/MSOOXML/OOXML støtter XMP. Jean Philippe påpekte at det er veldig mye metadata i feks et Word dokument som automatisk kan brukes i en registrering/journalpost og vi burde se om vi kan automatisere informasjon uthenting sammen med dokumentfangsten.

Et annet spennende forslag fra Hansen var at arkitekturen burde ha en type feltbank koblet til seg. Noark 5 metadataktalogen er et godt eksempel på en feltbank som er knyttet til et veldig spesifikk fagområde. Det er mange elementer fra en generell feltbank som kunne gjenbrukes i forskjellige fagområder feks tittel, oppretteDato osv. En slik feltbank vil også være gjenstand for mye diskusjon og forskning.

Dette kan være en viktig element for at prosjektet kan realiseres utenfor en akademisk ramme og faktisk gjøre det enklere å utvikle systemer som kan kobles til arkitekturen. Andre som ønsker å utvikle et fagsystem eller lignende kan slå opp i feltbanken og få en beskrivelse og veileding til bruk av metadata elementer. Mine første tanker her er å se på standarder som inngår i DIAS prosjektet og Noark 5. Spesielt PREMIS og METS tror jeg vil ha en del elementer som kan gjenbrukes.

Etter diskusjonen sitter jeg igjen med  assosiasjoner til programvare patterns der man utvikler generelle gjenbrukbare løsningsforslag til ofte møtt problemstillinger. Da snakker vi om å lage patterns som kan brukes i prosesss modellering (BPM) i arkitekturen.

Del med måte

Det var en liten debatt på digi.no som poengterte viktigheten og utfordringer rundt  deling av informasjon . Lillian Røstad argumenterer at deling er ikke farlig og faktisk kan det være viktig fra et personvernstandpunkt.  Trude Talberg-Furulund svarer med dette som en slags “del med måte”-oppfordring. Jeg oppfatter at begge er for deling og at begge mener at man må være forsiktig. Den varslete opptrapping av digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor vil medføre stor risiko for at data kommer på avveie, det er ingen tvil om det og i de kronikkene over ser vi kanskje utålmodigheten til DIFI til å komme i gang og lidenskapen til Datatilsynet til å sikre personvernet.

Det finnes mange eksempler der data kommer på avveie. Når du velger å gjøre data tilgjengelig i et nettverk så velger du å utsette deg selv for en risiko at dataene kan komme på avveie.  Bare nylig hadde digi en artikkel om en sikkerhetshull som ga tilgang til Folkeregisteret. Dette vil vi nok lese mer om i framtiden.

En av de viktigste felleskomponentene i TOA-arkitekturen vi skal jobbe med er en data-broker. En modul som tar imot forespørsler om data og bestemmer hvilken data som skal returenes. Innleggene understreker viktigheten med en slik felleskomponent. For det første så må det finnes. All integrasjon med ekstern programvare må gå gjennom en sentral data-broker som sier ja eller nei til forespørsler om data, men det er også viktig at hendelsen blir logget og informasjon om hvem som spurte, hva de spurte etter og hva de faktisk fikk deles med brukeren det gjelder. Det kan være tilfeller der feks politiet må ha tilgang til data uten at brukeren skal vite, men her kunne data-broker komponenten publisere antall slike hendelser per fagområde per år. Sporbarhet og åpenhet vil være viktige egenskaper til en slik komponent, spesielt fra et demokrati-perspektiv.

Det går fint an å dele informasjon mellom sektor løsninger og på tvers av forvaltningsnivåer, det må bare gjøres på en måte der personvernet er i varetatt. Personvernet kan ivaretaes hvis det blir en sentral del av kommunens IT-arkitektur.