English version follows below

Uavhengig av hvilke retningslinjer som gjelder vil det å dokumentere produktivitetstap være viktig.

Kjære kolleger,

Som stipendiater har denne tida vært spesiell tøff. Vi er midlertidig ansatte, og har hovedansvar for et prosjekt som skal bli ferdig på kort tid, og vi er ansatt basert på tiden det vil ta å fullføre prosjektet. Konsekvensene av koronatida har vært spesielt store for oss. De som ikke har tapt noe progresjon etter den siste tida tilhører mindretallet. Nå har det kommet retningslinjer for søknad om ekstra tid, men dette gjelder ikke med en gang alle. Og denne teksten er derfor ment som en utdypelse av hvem det gjelder og hva du kan gjøre for at den kan gjelde deg hvis du skulle trenge det – i fremtiden.

Rektoratet har kommunisert til oss i PhD-Forum at dette er IKKE ment som kompensasjon for tapt arbeidstid, med mindre tap av tid forhindrer levering av PhD-avhandlingen din innen tida. Dette er også å finne i presiseringene til hvordan man skal forholde seg til retningslinjene som er lagt ut på våre ansattsider. Sitat: “Det er i OsloMet sin interesse og i tråd med vårt samfunnsmandat at ph.d.-kandidater som blir forsinket utover 6 år på grunn av koronasituasjonen, kan få forlenget opptak til ph.d.-programmet med en tilsvarende periode som forsinkelsens varighet.”

Videre, vil et eventuelt flatt tillegg ikke komme før kunnskapsdepartementet (KD) gir midler til dette og det betyr at ikke alle nå vil kunne få kompensasjon for tida som er tapt. Vi har forståelse for at mange nå kan gå en tung tid i møte med ekstra overtidsarbeid på toppen av den overtida som vi ofte bedriver med av å være nettopp forskere. Under følger derfor instrukser for hvordan du senere i løpet ditt kan benytte deg av retningslinjene ved å sikre viktig dokumentasjon nå.

OM HVORDAN FÅ KOMPENSASJON SENERE I LØPET

Ut fra hvordan situasjonen er vil retningslinjene gjelde for de som er forhindret fra å fullføre nå. Men de vil også gjelde for de som i fremtiden vil være forhindret fra å få fullført. Det betyr at hvis du i slutten av din periode ser at du ikke vil fullføre fordi etterslepet fra koronatida har vært med deg, så kan du bruke dokumentasjon på hvordan du hadde det i den perioden for å søke om forlengelse av ansettelsesperioden når den tid kommer. Det krever imidlertid at du NÅ, uansett hvor du er hen i løpet, innhenter denne dokumentasjonen. Dette kan gi deg lyset du trenger i enden av tunnelen.

Ut i fra retningslinjer som foreligger anbefaler vi derfor at du gjør dette:

  • Send en mail til din veileder og dokumenter hvordan koronatida har hindra progresjonen din. Hvilke arbeidsoppgaver ble du forhindret fra å få til, og hvorfor.
  • Send en mail til leder med personalansvar, og informèr vedkommende om tap av progresjon/arbeidstid.

Ekstra informasjon for stipendiater med barn:

Bruk av “sykt barn”-dager eller andre fraværskvoter i SAP: Disse retningslinjene (se link til sist i dokumentet) gjelder for alle stipendiater ved OsloMet uavhengig av hjemmesituasjon. Hvorvidt du må bruke “sykt barn”-dager eller ikke må avklares med din HR kontakt.

TIL SLUTT

Vi bemerker at det kan komme bedre ordninger i fremtiden, men det er uansett viktig at du gjør punktene over nå hvis du skulle trenge å be om forlengelse i slutten av ditt løp senere.

Til sist betyr denne ordningen at søknader på bakgrunn av forsinkelse som følge av korona vil komme i rykk og napp og til forskjellige saksbehandlere på de forskjellige institutter og fakulteter. Vi håper så langt det er mulig at det blir sikret likebehandling av søknadene, og ber eventuelle tilfeller hvor du opplever at dette ikke har skjedd om å melde fra til oss.

Vi er her for deg.

Med vennlig hilsen,

PhD-Forum

 

Relevante lenker:

Stipendiater kan søke om forlengelse: https://ansatt.oslomet.no/siste-nytt/-/nyhet/stipendiater-kan-soke-om-forlengelse?utm_source=hioa&utm_medium=mail&utm_campaign=nyhetsbrevintern

Retningslinjer for forlengelse av stipendiater: https://ansatt.oslomet.no/en/retningslinjer-om-forlengelse-av-stipendiater-og-postdoktorer-ved-koronarelatert-forsinkelser-ved-oslomet

 

ENGLISH:

Independent of which guidelines are in force, it will be important to document any loss of labour productivity.

Dear colleagues,

It has been especially hard to be PhDs during this time. Vi are temporary employed, with responsibility for a project meant to be finished in a relatively short amount of time. As temporary employees we are also hired based on the time it will take to finish this project. The consequences of COVID-19 has been especially hard for us. PhDs who have not lost any progression belong to a very small minority. Guidelines for applying for extension of this time has been presented to us, but these guidelines are not applicable to everyone. This text is therefore meant as an elaboration of who these are meant for, as well as what you can do now to make it meant for you, if you should need it in the future.

The rectorship has communicated to us directly in PhD Forum that these guidelines are not meant as compensation of lost time for work, unless that loss of time for work directly prevents handing in a finished thesis. This information can also be found in the text published on the OsloMet employee-pages: “It is in the interest of OsloMet and in line with our social mandate that PhD fellows who are delayed beyond 6 years due to the corona situation can be allowed to extend admission to the PhD programme with a period corresponding to the duration of the delay” (link to this can be found at the end of this e-mail)

Furthermore, a flat compensation given out to all PhDs will only be possible if the Ministry of Education and Research gives funding for this, and this means that all PhDs will not be given compensation for work time lost at the moment. Vi understand that many PhDs now will face a hard time with extra hours on top of the extra hours we already find ourselves doing because of the profession we have chosen as researchers. Therefore, we will now give you some instructions on what you can do now if you later in your PhD track come to the point when the guidelines apply to you and you need to ask for extension.

HOW TO GET COMPENSATION LATER IN YOUR PHD TRACK

As stated earlier, the guidelines apply to those prevented from finishing now. But the same guidelines will also apply if you in the future find yourself prevented from finishing. That means that if you find yourself at the end of the track, unable to finish because of a corona-lag you haven’t been able to shake off, you can apply for extension if you have the right documentation. This means that you NOW have to get this documentation. This can give you a much needed light at the end of the tunnel.

Based on the guidelines, we therefore strongly suggest that you do the following:

  • Send an email to your supervisor and document how COVID-19 has prevented your progression, such as what tasks you could not do and perform and who.
  • Send an email to your head of personnel and inform that person about loss of progression and work time.

Extra information for PhDs with kids:

Use of “sick leave – child”-days and other types of work leaves in SAP: The guidelines covers all PhDs at OsloMet, regardless of home situation. Your contact in HR needs to clarify if you need to use work leaves.

ENDING NOTES

We would also like to note that there might be better solutions in the future, but that it is nevertheless necessary that you follow our suggestions above, in case you need this documentation later in your PhD track.

Last, we would like to note that because of this, applications will come at different times with different documentation, and to different institutes and faculties. We hope that as far as possible equal assessment will be given to applications, and we ask that cases where you experience that this has not been done be reported to us.

We are, as always, here for you

Sincerely,

PhD Forum

 

Relevant links:

PhD fellows can apply for an extension: https://ansatt.oslomet.no/en/siste-nytt/-/nyhet/stipendiater-kan-soke-om-forlengelse?utm_source=hioa&utm_medium=mail&utm_campaign=nyhetsbrevintern

Guidelines for extending research fellowships: https://ansatt.oslomet.no/en/retningslinjer-om-forlengelse-av-stipendiater-og-postdoktorer-ved-koronarelatert-forsinkelser-ved-oslomet