Referat og Protokoll

Referat

Hovedfunksjon til et referat er å oppsummere hva som skjedde på selve møtet. Det er ikke nødvendig at all argumentasjon i enkeltsaker skal være med i referatet, men at man får med seg helheten.

Når man skriver et referat er det smart å ta utgangspunkt i innkallingen. Der står det hvilke saker man skal behandle på møtet, og da er halve jobben gjort. Bruk inkallingen og fyll ut med rød skrift det som blir diskutert og vedtatt på møtet. I tillegg burde et referat inneholde:

  • Navn på deltakere
  • Dato og sted
  • Godkjenning av innkalling, saksliste, referat fra forrige møte
  • Valg av ordstyrer og referent
  • Hvilke saker som ble tatt opp
  • Hvilke hovedargumenter kom frem
  • Hvilke vedtak ble tatt/hva bestemte dere

Protokoll

Hva er egentlig en protokoll og hvilken funksjon har den? Og hva er forskjellen på protokoll og referat?

Forskjellen på protokoll og et referat er hovedsakelig at protokollen skal signeres. Grunnen til det er for å få på plass det formelle når man velger et nytt styre eller oppnevner personer til ulike råd og utvalg. Protokoll brukes altså gjerne ved valgmøter, årsmøter eller generalforsmaling, avhengig av hva periodens siste møte heter.

Skriv protokollen på samme måte som du ville ha skrevet referatet. På bunnen av dokumentet legger du inn to signeringsfelt som skal signeres av protokollunderskriverne. Det er viktig å huske på at i sakslisten må det legges til at det skal velges to protokollunderskrivere under konstituering. Hver side skal signeres.