Hvorfor automatisere?

Skjema som viser hvorfor vi må være arealeffektive

Hvorfor et timeplanprosjekt?

I dette innlegget forteller vi om hvordan tilbakemeldinger fra studenter i tillegg til dårlig arealutnyttelse har initiert bytte av system og automatisering av timeplanen, og hva vi har fått til så langt.

Undersøkelser og analyser

Hvorfor i det hele tatt opprette et prosjekt, innføre enda et system og ny arbeidsmetode (automatisering), samt oppdatere retningslinjer og rutiner?

Prosjektet ble opprettet på grunn av flere undersøkelser hos studenter og ansatte i 2017:

  • Tilbakemeldinger fra studentene i Timeplanundersøkelsen: generelt var studentene meget misfornøyd med timeplanen, og spesielt at de fant ulik informasjon på flere plattformer. Timeplan kunne bety WebUntis, Min Side, et Word dokument, informasjon på Fronter, med mer…
  • Tilbakemeldinger fra studentene i fritekstfeltene i Studiestartundersøkelsen. Timeplan assosieres med ordene rot, tull, uoversiktlig, kaotisk, utydelig, uforutsigbar og alt for mange endringer. Ikke minst er det mange kommentarer om at de finner informasjon flere steder og at dette er forvirrende.
  • Bildet viser forsiden til Rambølls nå situasjonsanalyse fra 2017

    Forsiden til Rambølls nå situasjonsanalyse fra 2017

    Rambølls nå-situasjonsanalyse: I analysen fremheves det at Untis/WebUntis, det systemet vi brukte før TP, ikke var godt nok for OsloMets behov og at selve arbeidsprosessen var tungvint og ineffektiv. Rambøll anbefalte å bytte system og å automatisere timeplanen.

Studentene via Studentparlamentet ønsker seg en forutsigbar timeplan, altså en timeplan som er kvalitetssikret, som publiseres tidlig nok og som ikke endres, slik at studentene vet når og hvor de skal møte til undervisning. De ønsker også at all informasjon er samlet et sted, ikke på flere diverse plattformer med ulik og til tider motsigende informasjon.

Det var altså ingen tvil om at noe måtte gjøres med timeplanområdet. Vi har skrevet mer om dette temaet og om hva prosjektet har satt seg fore i Hvorfor TP-Prosjekt.

Bildet viser klasserom P48-S742

Klasserom P48-S742

Arealeffektivitet

Forventer flere studenter

OsloMet vokser. Flere utdanninger opprettes og kullene blir større. Vi forventer at det kommer mange flere studenter, antageligvis flere tusen i løpet av de neste studieårene. Men det er ikke planer om å utvide undervisningsarealene våre.

Må utnytte rommene bedre

Det viser seg at vi har en relativt lav utnyttelse av undervisningsrommene, med noen unntak i de verste pressperiodene.

Statistikken under er tatt ut av Untis og viser belegget på de 15 største rommene i Pilestredet i ukene 33-39 i 2017 (uke 33-34 er en pressperiode). Ut av 280 mulige timer (08.30-16.15, fem dager i uken i 7 uker) er det ingen rom som bruker mer enn 250 timer, de fleste bruker mellom 150 og 200. Fargene viser fordelingen av bruk per fakultet og totalt belegg bakerst i blått. Grunnen til at fakultetene har stort belegg på spesifikke rom, er at de disponerte disse.

Selv i pressperioder og på store rom, har vi ikke vært flinke nok til å utnytte rommene.

Belegg på de 15 største rommene i Pilestredet i uke 33-39, høst 2017.

Belegg på de 15 største rommene i Pilestredet i uke 33-39, høst 2017.

Det ble tatt stikkprøver av rommene vår 2016 og 2019. Begge gangene var det observert mange rom som var booket men ikke tatt i bruk, 24% i 2016. I mars/april 2019 var det 22% i Pilestredet og 30% på Kjeller. I år, sammenlignet vi også med antall studenter som var meldt opp i emnet som hadde undervisning i rommet. Vi kunne dermed se at det er både lavt oppmøte til noe undervisning, men også at rommene som bookes ikke alltid stemmer med antall studenter som er meldt opp. Ofte var rommene mye større enn antall oppmeldte studenter.

Det er mulig å se rapportene fra stikkprøvene.

Uheldig romfordeling i Pilestredet

Til slutt har fakultetene i Pilestredet disponert egne fellesundervisningsrom (auditorier, klasserom, seminarrom og grupperom) helt uavhengig av antall studenter og størrelsen på klassene/gruppene. For eksempel, har dette resultert i at undervisningen til vårt største fakultet, LUI, har siden omleggingen i P52 disponert færrest rom. Eller at de største kullene på TKD har måtte ha undervisning over hele Oslo.

Hva TP-timeplansystem har gitt oss og hva prosjektet har bidratt med

Vi har samarbeidet med studentparlamentet, timeplanleggerne, faglige, eiendom, IT og ledelsen for å få til mest mulig studentvennlige løsninger og mest mulig likebehandling i arbeidsprosessene.

Tekniske fordeler

  • TP-timeplansystem som verktøy er mye bedre enn det tidligere systemet vi brukte. Det er ikke mulig å dobbel booke rom eller underviser – det fortutsettes at navn på underviser oppgis. Det finnes også kollisjonssikring for studentene mot skoleeksamen og annen undervisning.
  • I TP kan man legge undervisningsdetaljer, som for eksempel tittel eller tema på undervisningen, slik at studentene vet hva de møter til, og man slipper å gi informasjon til studentene på flere plattformer.
  • Underviser som står oppført på undervisning i TP, vil få sin undervisning rett i sin Outlook kalender.
  • Det er lenker fra Canvas til personlig timeplan for studentene og til emnetimeplan i TP for undervisere.
  • Vi holder på å gjøre informasjon om alle undervisningsrom lett tilgjengelig fra emnetimeplan i TP, timeplan på Min Side og på nettsidene. Trykk på romkoden og få informasjon om rommet, inkludert utstyr og bilder.
  • Vi har koblet MazeMap som viser hvor rommene ligger i bygget til timeplanen og i informasjon om rom.
  • Vi har koblet til informasjon om underviser i timeplanen på Min Side, slik at studentene kan vite hva underviser har publisert og hva han/hun forsker på.

Arbeidsprosess og automatisering

  • Vi har fastsatt nye retningslinjer og rutiner som støtter opp om en ny arbeidsprosess, automatisering.
  • På sikt vil arbeidet bli mindre tungvint enn før, fordi TP kan gjenbruke en del informasjon av type: emne XXXX trenger 2 forelesninger à 4t hver uke i 6 uker. Det betyr at emneansvarlig slipper å melde alt inn på nytt med mindre undervisningsopplegget er vesentlig endret, og timeplanlegger slipper å registrere alt på nytt. Tidligere ble timeplanen lagt manuelt helt fra bunnen av hvert semester.
  • På Kjeller har alle disponert fellesundervisningsrom, men prosessen har vært preget av førstemann til mølla. Nå sendes alle ønsker om rom til en felles hovedbestilling (automatisering).
  • I Pilestredet og Sandvika, la man alt man kunne på de rommene man disponerte, før det var “frislipp av rom”. Nå går alle ønsker til en felles hovedbestilling (automatisering).
Bilder viser klasserom P35-PI766

P35-PI766

Arealeffektivitet og likebehandling i fordeling av rom

  • Vi har gjort fellesundervisningsrom disponible for alle i Pilestredet. Fordelingen av rommene skjer på basis av antall studenter, romtype og behov for utstyr. Slik utnytter vi rommene bedre og skaper en felles campus identitet. I tillegg likebehandles alle ønskene om rombehov.
  • Studenter som tidligere måtte ha mye undervisning eksternt fordi fakultetet ikke disponerte rom til dem, får nå mer undervisning på campus.
  • Vi holder på å gjøre informasjon om alle undervisningsrom lett tilgjengelig fra emnetimeplan i TP, timeplan på Min Side og på nettsidene.

Forutsigbarhet


Leave a Comment

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Follow this blog

Get every new post delivered right to your inbox.